個人情報に関する開示等申込み手続き要領
1. 目的
本要領は、当社が取扱う個人情報の、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用停止、消去、第三者への提供停止及び利用目的の通知(以下、総称し「開示等」という。)について、当該個人情報の本人または代理人からの申入れに係る手続きを定めるものです。

2. 定義
  1. (1)個 人 情 報 : 個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などによって特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別することができることとなるものを含む)をいいます。
  2. (2)開示対象個人情報 : 当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有する個人情報をいいます。

3. 適用範囲
当社の「開示対象個人情報」に適用することとします。なお、他法人から委託された「個人情報」のうち、 当該他法人から特に対応を委ねられた「個人情報」についても、当該要領に準じて扱うこととします。

4. 個人情報の開示等に係る対応処理
4.1 開示等に係る問合せ窓口
当該個人情報の本人または代理人からの、開示対象個人情報の開示等の問合せ窓口は、下記のとおりとします。
(窓  口) ジャパンネットワークシステム株式会社 個人情報相談窓口
(電  話) 03-5818-7335
(受付時間)午前10:00~12:00、午後1:00~5:00(土、日、祝祭日、年末年始を除く)

4.2 開示等申込み受付
開示対象個人情報の開示等の申込みは、本人または正規な手続きによる代理人からのものだけとし、所定の「個人情報開示・利用停止等申込書」(様式-1)(以下、「申込書」といいます。)の書面による申込み(郵送)でのみ、受付けることとします。したがって、開示対象個人情報の開示等の申込みは、電話、ファクシミリ、電子メールなどでは一切受付けません。
「申込書」の受付先は、以下のとおりです。
(受付先)
〒110‐0015
東京都台東区東上野2-24-1
ジャパンネットワークシステム株式会社
 個人情報相談窓口 宛

4.3 開示等申込みの受付処理と通知
開示等の申込みにあたって、以下のとおり受付処理と通知を行うこととします。

4.3.1 受付処理
  1. (1)開示等の申込み者の確認
    開示等の申込みを受付けるにあたって、本人または代理人(代理人の場合は委任状(様式-2)必須)であることを証明していただくために、次のいずれか1点の必要な書類の添付により、確認を行わせていただくとともに、併せて申込み内容の再確認のため、本人または代理人に対して電話による確認を行います。
    1.  ・運転免許証のコピー
    2.  ・旅券(パスポート)のコピー
    3.  ・各種健康保険証のコピー
    4.  ・各種年金手帳のコピー
    5.  ・住民基本台帳カード(住所、生年月日の記載のあるもの)のコピー
    6.  ・在留カードのコピー
    7.  ・特別永住者証明書のコピー
  2. (2)「申込書」記載内容の確認と補正
    郵送された「申込書」について、必要事項が未記入の場合や必要資料が未添付の場合、受付窓口では、本人または代理人へ郵送または電話により連絡をし、補正等の対応をすることとします。
    本人または代理人から的確な回答、必要な書類の提出がない場合は、受付を保留とし、本人または代理人からの連絡待ちとします。なお、本人または代理人へ連絡した日から、1ヶ月以内に回答がない場合は、申込みは失効とします。

4.3.2 手数料
開示対象個人情報の開示及び利用目的の通知に係わる事務処理手数料実費として、開示対象個人情報1件当たり1,000円の定額小為替(こがわせ)証書(ゆうちょ銀行にて購入)を同封してもらうことにより、手数料をいただくこととします。
なお、一旦受領した手数料は、原則、返却しないものとします。

4.3.3 開示等の実施と通知
開示等の申込みに対する回答については、原則開示対象個人情報1件につき、申込み受付から14日以内に行うことを目標とします。ただし、開示等の申込み内容が難解であるなど調査等に時間を要する場合はこの限りではなく、できる限り迅速に実施することとします。以下に実施の方法を示します。
  1. (1)開示対象個人情報の開示の実施と通知
    開示対象個人情報の開示は、申込みのあった内容について本人または代理人に対して書面により、配達証明付き郵便により通知することとします。なお、開示対象個人情報の一部又は全部を開示できない場合は、その理由等を書面で同様の方法により通知することとします。
  2. (2)開示対象個人情報の訂正、削除等の実施と通知
    開示対象個人情報の訂正、削除等を行った場合、本人または代理人に対して書面により、その実施した内容について、配達証明付き郵便により通知します。なお、開示対象個人情報の一部叉は全部を訂正、削除等できない場合は、その理由等を書面で同様の方法により通知することとします。
  3. (3)開示等できない場合の例示
    次の場合には、開示等できませんので、予めご了承ください。なお、開示等を行わないと決定した場合は、その理由を文書にて通知します。また、開示等行わない場合も所定の手数料を徴収することとします。
    1. 開示等申込みのあった内容が、「開示対象個人情報」に該当しない場合
    2. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    3. 法令に違反することとなる場合
    4. 本人若しくは第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
    5. その他一定期間内に申込み手続き上の不備が是正されない場合など

5. 苦情・相談窓口
当該個人情報の本人または代理人からの開示対象個人情報の開示等の扱いについての苦情・相談については、当社の個人情報保護マネジメントシステムの定めに従い受付、対応処理を行うこととします。
なお、個人情報に関する苦情・相談の受付窓口は、4.1項の「開示等に係る問合せ窓口」と同様とします。

6. 開示等申込みに関して取得した個人情報の取扱いについて
開示等申込みにより当社が取得した個人情報は、手続きの調査、本人ならびに代理人の本人確認、手数料の徴収、当該開示等に対する回答以外には利用せず、万が一利用する場合は本人の同意を得るものとします。

7. その他開示対象個人情報に関する事項の周知について
  1. (1)当社の個人情報保護管理責任者の所属、役職、連絡先は以下のとおりです。
    個人情報保護管理責任者  :  専務取締役 末 永 洋 一
    (連絡先 03‐5818‐7335)
  2. (2)当社が所属する「認定個人情報保護団体」は、一般財団法人 日本情報経済社会推進協会であり、受付窓口は以下の通りです。
         個人情報保護苦情相談室
    (電  話) 03-5860-7565
    (フリーダイヤル) 0120-700-779

制定日:2006年4月1日
最終改正日:2012年9月18日
ジャパンネットワークシステム株式会社


申込書様式
PDFファイルをこちらからダウンロードしてお申込み願います。
◎ 個人情報開示・利用停止等申込書(様式-1)
◎ 委任状(様式-2)